（1）提供查询相关文件的途径。
（注：在满足有效性和效率的前提下，使文件保持最小化是重要的。）
说明：
（1）具体文件的制定由组织自行决定和实施，本规范只阐述了原则性要求；
（2）当缺少文件指导会导致事故或危险控制无法进行、导致偏离职业安全卫生方针和目标时，就需要制定文件；
（2）文件要进行定期和不定期评审，包括对相关的知识和技能、文件的适宜性和有效性的评审；
（3）在满足有效性和效率的前提下，使文件保持最小化。
 
3.4.5 文件与资料管理
 组织应建立并保持程序，管理本规范所要求的所有文件和资料，从而确保：
（1）它们能够定位；
（2）对它们进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性；
（3）凡对职业安全卫生管理体系的有效运行具有重要作用的岗位，都能得到有关文件和资料的现行版本；
（4）及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，采取其他措施防止误用；
（5）出于法律和（或）保留知识的需要而归档保存的文件和资料，要予以适当标识。
说明：
（1）文件与资料鼓励包括标识、分类、归档、定位、批准、发放、撤销、修订、作废、更新、补发、确定保管场所和责任人等；
（2）职业安全卫生重要或关键岗位都应得到现行有效的文件版本；
（3）文件应方便阅读和获取。
 
3.4.6 运行控制
组织应确定与所识别的危险有关的需要采取控制措施的运行和活动。组织应对这些活动包括维护工作加以规划，以确保它们在下列特定的条件下进行：
（1）对于那些没有程序指导就可能会偏离职业安全卫生方针、目标的情况，建立并保持文件化的程序；
（2）在程序中规定运行标准；
（3）对于已识别出的与组织购买和（或）使用的货物、设备和服务设施有关的职业安全卫生危险，建立并保持管理程序，并将有关的程序和要求通报供应方和承包方；
（4）对于作业场所、工艺过程、装置、机械、运行程序和作业组织的设计，包括这些场所、过程、装置、机械、程序和作业组织对人的能力的适应，建立并保持程序，以从根源上消除或降低职业安全卫生危险。
说明：
（1）当缺少文件指导会导致事故或危险控制无法进行、导致偏离职业安全卫生方针和目标时，就需要制定运行控制文件；
（2）要规定职业安全卫生运行控制的程度和具体达到的标准，便于实施和检查；
（3）各有关部门应将有关职业安全卫生管理的要求（如采购、委托设计和加工等）通报有关相关方（如供应方、承包方和客户等）。
通常职业安全卫生管理运行控制的内容
（1）采购或运输
a.对危险物料、化学品和物质的选用、采购和运输的审批
b.是否有关于在采购机械、设备、危险物料和化学品时安全搬运方面的要求，在书面情况下需要获取这方面的资料
c.评估和定期重新评估供应方和承包方的职业安全卫生能力
d.对新装置或新设备的职业安全卫生设施的设计的审批
 
 
（2）危险作业任务
a.危险作业任务的识别
b.作业方法的确定和批准
c.进行危险作业人员的预备资格
d.持证上岗制度和控制人员出入危险作业场所的程序
（3）危险物料
a.危险物料和化学品库存量、存储方法和位置的确定
b.安全存储措施和入口控制
c.物质安全数据（MSDS）和其他相关信息的获取和提供
（4）安全装置和识别的维护
a.安全装置和设备的供给、管理和维护
b.  个体防护方法和措施的确定，个体防护装备的供给、管理和维护
c.入口隔离和控制
 
3.4.7 应急准备与响应
组织应建立并保持计划和程序，确定发生事故或紧急状况的可能性和做出的响应，以预防或减少事故或紧急状况导致的疾病和伤害。