1目的
对与组织食品安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 范围
适用于与食品安全管理体系有关的文件控制。 
3 职责
3．1总经理负责批准发布食品安全管理手册。
3．2 办公室负责相关文件的编制、使用和保管。
3．3 办公室负责组织对现有体系文件的定期评审。
3．4 办公室负责有关的文件的收集、整理和归档等。
4  程序
4．1文件分类及保管
4．1．1食品安全管理手册(包含了所有过程控制的程序文件)，由办公室保存。
4．1．2公司第二级食品安全管理体系文件分为两类：
a)部门工作手册，作为各部门运行食品安全管理体系的常用实施细则：包括管理标准 (部门管理制度等)；工作标准(岗位责任和任职要求等)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门食品安全管理记录文件等，由各相关部门自行保存。
b)其他食品安全管理文件：是针对特定产品、产品或合同编制的食品安全管理计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式，由各相应的部门保存、使用。
4．1．3公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与食品安全管理体系有关的政策，法规文件等，由办公室保存。 
4．2文件的编号
4．2．1食品安全管理体系文件的编号
a)食品安全管理手册：
公司名称代号—食品安全管理手册代号—编制年份—版本号WM-FSMM-2006-01，表示公司食品安全管理手册2006年第l版文件。
b)程序文件编号：食品安全管理程序文件代号-顺序号FSMP-××
c)食品安全管理记录：
食品安全管理记录代号—部门代号—记录编号FSR-××-××
d)GMP文件编号：
食品安全管理体系—良好操作规范代号—编制年份—版本号；
FSMS-GMP-2006-01
e)SSOP文件编号：
食品安全管理体系—卫生标准操作程序代号—编制年份—版本号；
FSMS-SSOP-2006-01
相关程序文件编号：
食品安全管理体系—卫生标准操作程序代号—顺序号；
FSMS-SSOP-××
f)HACCP计划编号：
食品安全管理体系—危害分析与关键控制点计划代号—编制年份—版本号；
FSMS-HACCP-2006-01
g)各部门其他食品安全管理文件：
部门代号一文件顺序号一年号；
4．2．2 各部门代号规定如下：
业务部：YW，品管部：PG，办公室：BG，生产部：SC，采购部：CG，财务部：CW
4．3文件的编写、审核、批准、发放
4．3．1食品安全管理手册（含相关程序及GMP文件、SSOP文件、HACCP计划）由办公室负责组织编写，食品安全小组组长审核，总经理审批，办公室负责登记、发放。
4．3．2各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总，食品安全小组长审批，办公室负责登记、发放。
4．3．3文件发布前应得到批准，以确保文件的适宜性。应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
4．4 文件的受控状况
本组织食品安全管理体系文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与食品安全管理体系运行紧密相关的文件为受控，受控文件必须加盖表明受控状态的印章，并注明分发号。
4．5文件的更改与换版
4．5．1更改文件由该文件产生部门填写《文件更改申请单》说明更改理由，必要时还应附文件更改的依据，以原文件审批人审批，由该部门实施更改，并到文件存档部门备案。