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      管理体系一体化运行
      http://www.isolearn.com  2012-06-17 报考审核员

      管理体系一体化运行

       

      随着组织对规范化管理认识的不断提高,宣贯国际管理标准、取得咨询证书的组织越来越多,有的组织已取得了多个管理体系的咨询证书。多个管理体系的同时运行给组织的管理带来了新的课题。笔者认为,处于这种情况下的组织,应做好如下工作:

      一、 建立全面质量一体化管理体系

      全面质量一体化管理体系是指组织在自己的所有管理领域,以质量管理为核心,以质量管理模式为基础,容纳、结合有关专业管理的要求,建立统一、协调的有机管理体系并进行总体运行,以实现组织的管理目标。

      目前,国际标准化组织(ISO)已经颁布了质量管理体系环境管理体系和计量检测体系管理标准。这些标准在结构、内容上都有相同或相似之处,为组织管理体系的一体化运行奠定了基础。

      组织本来就应只有一套管理体系,而不应由于强调专业管理、专业分工而割裂了管理系统。一体化管理体系应该包括组织各方面的专业管理内容,是组织唯一的管理体系。

      二、 明确职责 理顺职能

      各管理标准与组织的管理工作是专业管理与综合管理的关系,组织没有必要为应付咨询机构的审核而增加内部管理机构。对于专业管理中以前没有的工作,只需在职责和过程中增加新的要求就可以了。如果组织增设新的体系运行管理部门,势必在体系运行和专业管理方面造成职能交叉、工作重叠,反而不利于发挥专业管理的作用。

      三、 保持手册的独立性

      虽然在各管理标准中只有ISO 9000族标准明确提出了编制质量手册的要求,但其他管理标准也隐含了对手册的编制要求;同时,由于ISO 9000族标准、ISO 14000系列标准各自的要求不同,组织建立的质量体系、环境管理体系应分别编制管理手册,以便对管理体系的核心要素及其相互作用进行总体描述。

      计量检测体系是质量管理体系的一部分,既可以将标准的要求纳入质量手册合并描写,也可以单独编制手册。

      四、 统一共性程序文件

      在各管理标准中,共有要素有7个,分别是管理评审、文件控制、计量检测设备控制、纠正和预防措施、记录控制、体系内审、培训要素。在不同的管理标准中,由于各要素的控制内容大同小异,不同的体系完全可以使用统一的程序文件,统一管理的要求,以减少组织的文件数量。

      1、 对具有共性的程序文件,应遵守以下管理原则:由组织的综合管理部门负责编制、印发、更改、换版;组织中同一个管理内容只能使用同一份有效的文件。

      2、 组织进行管理评审活动时,一般可以把与各体系有关的部门召集起来,将各体系的内容统一评审,甚至可以出一个评审报告,还可以把各体系的评审内容搞成汇编,只要能分清职责、分别实施即可。

      3、 在“文件控制”程序中,要明确各体系文件的管理程序,绘制矩阵表,明确各部门在文件编制、审核、批准、印发、更改、换版中承担的职责。

      4、 在“记录”控制中,除明确规定已形成记录的收集、编目、归档、查阅、贮存、保管、处理程序之外,还应明确规定对计量检测记录的特殊管理要求(见GB/T19022.1.4.8)。

      5、 虽然“纠正和预防措施”在各个体系中的要素名称不一致。但是管理要求是相同的。程序中要体现PDCA循环的管理思路,也可以采用矩阵表的方式明确各部门在程序中的职责和分工。

      6、 内审在各体系中都是重要的要素。各管理体系每年要进行单独内审1—2次,还要迎接咨询机构的监督审核1-2次,审核的内容多有重复,给组织正常的管理活动带来很大不便。因此,可以联合进行内审。这样做,还可以省去不同体系之间的很多沟通工作。

      年度内审计划以采取滚动审核方式为宜。每次审核时,可以由各体系的审核人员组成联合审核组,结合不同的标准要求,编制一份全面的检查清单,共同实施现场审核;一个部门每年联合审核1-2次,应避免各个体系分头审核。对各体系共同要求的审核记录,可以复印后分别由专业管理部门保存;审核报告可以统一编制,也可以分别编制;不符合项要分别下达:分别进行验证。

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